Le procès-verbal de réunion de CSE (ou PV) est un document officiel actant les échanges verbaux tenus en réunion et permettant de consigner officiellement les décisions prises durant la séance. Il est rédigé par le secrétaire du CSE, ou par un prestataire externe pour vérification par le secrétaire du CSE, puis est soumis à l’approbation de l’ensemble des participants à la réunion suivante.
Les éléments essentiels à inclure au PV
Le Code du travail ne prévoit pas de contenu précis, uniquement la consignation des délibérations et des déclarations (article L.2315-34). Un accord d’entreprise peut définir les mentions qui doivent figurer dans le PV de réunion du CSE. À défaut, certains éléments sont essentiels à la compréhension des échanges, et il est donc important de les inclure lors de la rédaction :
- La date, le lieu et les horaires de la réunion, ainsi que les suspensions de séance ;
- Les noms des présents, que ce soient des membres de la direction, des élus ou des invités ;
- L’ordre du jour (repris intégralement en début de PV, ou pour former des titres) ;
- Les résultats des votes des différentes résolutions et les différentes décisions adoptées ;
- L’approbation du PV de la séance précédente ;
- Les propositions des membres du CSE ;
- Les réponses données par la direction aux différentes questions posées dans l’ordre du jour.
Selon le style de rédaction, le PV sera plus ou moins long, avec plus ou moins d’éléments et de transcription d’échanges. L’essentiel est que chaque point de l’ordre du jour ait une réponse. De plus, bien que les présents doivent être précisés, les prises de paroles peuvent ne pas être nominatives (« les élus »/« la direction »). Ce type de rédaction, anonyme, permet d’éviter les problèmes d’identification des intervenants et les risques d’attribuer des propos à la mauvaise personne.
Concernant la signature du PV, aucune obligation n’est prévue par le Code du travail. Cependant, dans la pratique, le secrétaire et le Président du CSE (souvent l’employeur) le signent afin d’attester que son contenu est approuvé par les élus et la direction.
Quels sont les délais de rédaction d’un PV de CSE ?
D’après l’article R2315-25 du Code du travail, à défaut d’accord, les délibérations du CSE sont consignées dans des PV dans un délai de quinze jours. Quant à la CSSCT, le Code du travail ne prévoit pas de délai, mais le règlement intérieur peut en fixer un. À défaut, il est tenu compte d’un délai raisonnable.
Des délais raccourcis sont prévus en raison de circonstances particulières :
- Trois jours en cas de projet de licenciement collectif pour motif économique ou pour un projet de restructuration.
- Un jour en cas de redressement ou liquidation judiciaire.
Dès lors que la rédaction du PV est réalisée, le secrétaire doit obligatoirement le transmettre à tous les membres pour validation et à l’employeur. Si des observations ont lieu, elles devront être consignées dans le PV, qui sera adopté lors de la réunion suivante par tous les membres.
Diffusion et conservation des PV de CSE
Dès que le PV est approuvé, il pourra être diffusé selon les modalités prévues dans son règlement intérieur. Il peut être imprimé et affiché sur un tableau accessible aux salariés, ou mis sur l’Intranet de l’entreprise, permettant à tous les salariés d’y accéder électroniquement. Cette voie de diffusion est plus écologique et permet aux entreprises avec plusieurs établissements, ou avec du télétravail, de donner le même niveau d’information à tous les salariés. L’employeur ne peut pas s’opposer à la diffusion, sauf en cas de manquement à l’obligation de discrétion ou de diffamation. Il faudra en effet veiller à ne pas y indiquer de données confidentielles.
Le PV doit obligatoirement être transmis à la DREETS quand il porte sur les sujets suivants :
- Examen du bilan social pour les entreprises de plus de 300 salariés ;
- Projet de licenciement économique de plus de 10 salariés ou d’un salarié protégé ;
- Consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
Sur la conservation, la loi n’impose aucun délai légal, mais il est conseillé de les conserver le plus longtemps possible. En effet, ils peuvent être utilisés, par exemple, dans le cadre d’une expertise ou lors d’une procédure ultérieure, même des années plus tard.