Le cadre légal
L’ordonnance du 25 novembre 2020, prise en application de la loi de prorogation de l’état d’urgence sanitaire, permet de réunir le CSE par visioconférence, conférence téléphonique ou messagerie instantanée jusqu’à la fin de la période d’état d’urgence. Le ministère du Travail a reconduit les mêmes dispositions pratiques que celles mises en place lors du premier confinement.
Néanmoins, lorsque l’état d’urgence sanitaire a pris fin en juillet 2022, la possibilité de faire des réunions en visioconférence a persisté. La loi prévoit un nombre maximal de 3 réunions en visioconférence par année civile, sauf si le CSE et la Direction concluent un accord contraire.
De plus, la Direction peut imposer le recours à la visioconférence, à hauteur de 3 fois maximum par année civile. Au-delà de ces 3 réunions, le CSE peut refuser de faire une réunion en visioconférence.
La réunion de CSE étant confidentielle, il est très important de s’assurer que chaque personne est dans un endroit calme et isolé. Si plusieurs élus sont derrière un même ordinateur, ceux-ci doivent s’annoncer. Il est important de ne laisser aucun salarié ou tierce personne assister à la réunion par mégarde (rentre dans la pièce au cours de la réunion, a accès au lien de connexion…), car cela pourrait enfreindre le devoir de confidentialité.
Quelles sont les conditions techniques ?
- Pour faciliter l’identification des intervenants, il faut s’assurer que le nom des intervenants est bien renseigné en amont, afin qu’il n’y ait pas d’erreur à chaque prise de parole.
- Le dispositif doit permettre des suspensions de séance sans difficulté.
- Il est important que tout le monde puisse prendre la parole, sans parler en même temps. Veillez à ce que chaque personne ait fini de parler avant de répondre, car il arrive parfois qu’il y ait un temps de latence entre la prise de parole et le son.
- Une connexion de qualité est essentielle pour assurer le bon déroulement de la réunion de CSE.
- Il faut s’assurer que tout le monde peut entendre et s’exprimer. La qualité sonore reste primordiale pour garantir des échanges fluides.
- Parfois, il est nécessaire d’énoncer des règles avant le début de la réunion. La Direction ou le secrétaire du CSE peut demander l’utilisation du bouton pour « lever la main » avant de poser une question, ou privilégier la messagerie instantanée.
- Si des votes à bulletin secret doivent être effectués avec un logiciel dédié, il faut bien vérifier en amont que tous les élus ont fourni une adresse valide pour recevoir le lien de connexion au vote.
Comment garantir une rédaction de qualité ?
- Réaliser un audio de secours. La plupart des logiciels de visioconférence proposent d’enregistrer la vidéo de la réunion, ce qui vous permettra de garder une trace.
- Penser à faire l’appel en début de séance, et annoncer si des personnes quittent et rejoignent la séance en cours de réunion. Si vous faites appel à un prestataire comme Prise de Notes pour rédiger vos projets de procès-verbaux, pensez à établir la liste d’émargement et à la transmettre au rédacteur à la fin de la réunion. Ceci permet de garantir que le renseignement des absents et présents à la réunion est exact sur le projet de procès-verbal.
- Énoncer distinctement les résultats lors d’un vote. En effet, si la rédaction se fait sur la base d’un audio, que ce soit pour un prestataire ou pour le secrétaire du CSE, la simple projection des résultats en séance ne permettra pas de les reporter proprement au projet de procès-verbal puisqu’ils ne s’entendront pas à l’audio.
- Être actif sur la messagerie instantanée s’il y a des questions. En l’occurrence, les rédacteurs de Prise de Notes ne prennent jamais la parole pendant la séance (sauf cas d’extrême urgence), afin de ne pas déranger le déroulé de la réunion. De ce fait, lorsqu’il n’entend pas bien les échanges ou qu’il n’est pas sûr de savoir qui s’exprime, il posera la question dans la messagerie instantanée. Une réponse rapide est la bienvenue, afin qu’il n’y ait pas d’erreur dans les différentes prises de parole retranscrites au projet de procès-verbal.
L’animation d’une réunion à distance s’améliore avec la pratique, mais elle demande généralement plus d’énergie qu’une réunion en présentiel. Pour faciliter la gestion de la réunion et pour que vous puissiez vous y dédier pleinement, il est fortement recommandé de confier la rédaction des débats et du projet de procès-verbal à un prestataire externe. Pour rappel, l’enregistrement ou la sténographie des séances du comité social et économique est prévu à l’article L2315-34 du Code du travail.
